Organiser une manifestation

Vous souhaitez organiser une manifestation dans un lieu public, vous devez préalablement en faire la demande à la Mairie. Merci de remplir la fiche générale puis de choisir la ou les fiche(s) à remplir en fonction de votre demande.

Faire une demande à la Mairie

Toute demande doit être effectuée par courrier adressé de manière impersonnelle à Monsieur le Maire en indiquant surtout :

  • nom de l’organisme
  • nature de la manifestation
  • date
  • lieu
  • nom de l’organisateur
  • téléphone de l’organisateur
  • public attendu
    renseignements généraux à fournir -  PDF - 38.3 ko"
    renseignements généraux à fournir

Adresse : Mairie de Cognac
68 Boulevard Denfert Rochereau
CS 20217
16111 Cognac Cedex

Ensuite, le dossier est envoyé au service de la Vie Associative et Sportive qui traite les demandes et envoi à l’organisateur

  • dossier technique à compléter
  • convention d’utilisation pour du matériel ou le lieu
  • un plan vierge du lieu à remplir

Selon les types de manifestation il faut prévoir des délais différents
Type T (salon, exposition…) il faut prévoir 2 mois de préavis et il faut compter 2 semaines de délai.
Type L (conférence, réunion…) il faut prévoir de 1 mois à 15 jours de préavis et compter 1 semaine de délai
Type CTS (cirques, spectacles itinérants ….) il faut prévoir de 1 à 6 mois de préavis et compter 3 semaines de délai

Ensuite, le service récupère la convention signée, le dossier technique complété et le plan rempli. Le dossier passe ensuite en commission coordination pour validation. La commission se réunit une fois par semaine. Puis la réponse est transmise aux organisateurs.

Assurer la sécurité

Pour chaque manifestation, un responsable sécurité devra être désigné par l’organisation. Cette personne aura pour mission la gestion de la sécurité du public, également de veiller à ce que toutes les installations prévues soient conformes au dossier présenté à l’administration.

La sécurité de la manifestation -  PDF - 29.6 ko"
La sécurité de la manifestation

Le mémo de l’organisateur

Pour ne rien oublier, la ville de Cognac a édité un petit guide pour répondre à toutes vos questions

Mémo organisateur de manifestation -  PDF - 548.4 ko"
Mémo organisateur de manifestation